Wat maakt de zorgondersteuning effectief en efficient?
Array
Zorgorganisaties hebben te maken met complexe vraagstukken, bijvoorbeeld met betrekking tot de betaalbaarheid en toegankelijkheid van zorg. Kwaliteit moet omhoog en tegelijkertijd moeten de kosten omlaag. Het verbeteren van de effectiviteit en efficientie is een voorwaarde om als zorgorganisatie te kunnen overleven in de dynamische en onzekere omgeving van deze tijd.
De administratieve afdeling in zorgorganisaties is een afdeling die van groot belang is, maar in de praktijk helaas vaak wordt vergeten. De administratieve afdeling zorgt niet alleen voor de administratieve afhandeling, maar is vaak ook verantwoordelijk voor de facturatie, de besturing en de planning. Een effectieve en efficiente ondersteuning betekent bovendien tijdswinst voor het primaire proces.
Uit benchmark onderzoek van Ydo organisatie-adviseurs blijkt dat zorgorganisaties nog veel van elkaar kunnen leren. Verschillen in efficientie en effectiviteit zijn te verklaren door een verschillende invulling van een aantal factoren:
- Relatie hulpverlening/behandelaren en secretariaat
- Scheiding front en back office
- Helderheid over taakverdeling, verantwoordelijkheden en de functie van de front en back office
- Manier van communicatie
- Eenduidige werkmethoden/uniformiteit
- ICT systeem
- Competenties van medewerkers
Analyses in verschillende zorgorganisaties hebben ook tot enige discussiepunten geleid. Bijvoorbeeld hoe de administratieve taken verdeeld moesten worden tussen o.a. de hulpverlener en de administratieve afdeling. Ook onderwerpen als aanwezigheid bij vergaderingen, het gebruik van de dictafoon en archivering en digitalisering leverden discussies op tussen de organisaties.
Conclusie
De verschillen in effectiviteit en efficientie binnen zorgorganisaties hebben voornamelijk te maken met onduidelijkheden over de positie van de administratieve ondersteuning in het primaire proces en over het verdelen van taken en verantwoordelijkheden tussen het primaire proces en de administratieve ondersteuning. Door deze “grijze gebieden†inzichtelijk te maken kunnen GGZ instellingen als geheel hun processen optimaliseren.
